Kratke preporuke za uspješno vođenje sastanaka

Svi smo bili učesnik nekog lošeg sastanka. Ili počne 10 minuta kasnije, ili nije uspostavljen dnevni red, ili se ne zna ko vodi sastanak. Vrijeme vam prođe gledajući u sat čekajući kad će se sastanak završiti, nadajući da ćete proći bez glavobolje.

A šta onda kada se sami nađete u ulozi vođe sastanka, kako da se ponašate i vodite sastanak u pravom pravcu gdje učesnici sastanka neće ni osjetiti kako je vrijeme brzo prošlo i da je sastanak došao kraju, a da nisu nijednom pogledali na sat.

Dajemo Vam kratke upute kako da efikasno vodite poslovni sastanak i održite entuzijazam i interesovanje učesnika sastanka od početka do kraja:

  • Svaki svoj sastanak počnite na vrijeme. Nemojte kasniti na sastanak, ali nemojte ni dozvoliti da ostali kasne. Po mogućnosti, dođite tačno u zakazano vrijeme, kada su svi ostali učesnici već zauzeli svoje mjesto za stolom. Osobama koje kasne duže od 15 minuta ne bi trebao dozvoliti učestvovanje na sastanku, dok oni kojima kasne manje od 15 minuta ne treba ponavljati o čemu ste već pričali i dokle ste došli.
  • Uvijek prije sastanka pripremite dnevni red koji ćete proslijediti ostalim učesnicima pismenim putem ili putem elektronskih medija. Dnevni red ne treba da bude preopširan, svaka tačka dnevnog reda treba da ima svoj zaključak. Svaki dnveni red završite tačkom razno. U pozivu na sastanak i dnevnom redu treba da je naznačen tačan početak i završetak sastanka.
  • Na svakom sastanku uvijek sjedite tačno na istom mjestu. Promotrite gdje ostali učesnci sjede i ko im se nalazi sa njihove desne i lijeve strane. Ako smatrate da bi drugačiji raspored sjedenja više uticao na rezultate sastanka, onda tražite da sjede na način koji ste Vi zamislili.
  • Ako smatrate da bi određeni sastanak postigao bolje rezultate dok ga vodite stojeći, ne dvojmite da tako i uradite. Ostali članovi mogu sjediti, ili se također kretati se, jer istraživanja pokazuju da ljudi više i bolje razmišljaju dok se kreću, a ne dok sjede za stolom.
  • Sastanak može uništiti produktivnost učesnika što utiče na donošenje loših odluka. Kako ne bi došlo do toga, dobar vođa sastanka ne bi trebao dozvoliti pojavu “grupnog razmišljanja”, ne bi trebao dozvoliti upotrebu mobilnih telefona u privatne svrhe, kao i smanjiti upotrebu telefona i laptopa u poslovne svrhe na minimum. Osobama koji pokušavaju preuzeti ulogu vođe sastnaka, treba dati do znanja da je to samo Vaša uloga. Nemojte se osjećati loše ako prekinete nekoga koji ponavlja ono što je već on ili neko drugi rekao, jer su te osobe “trošitelji vremena”.
  • Potičite brainstorming. Svakog učesnika sastanka treba podstaći da iznese svoje mišljenje i svoj stav. Po mogućnosti pozovite ih da izađu ispred ostalih i svoje ideje iznesu stojeći, jer tada ostali učesnici imaju direktan pogled i više su zinteresovani da saslušaju svog kolegu.
  • Nijedan sastanak ne bi trebao da ima više od 10 učesnika. Uvijek pravite pauzu od minimalno 15 minuta u polovini sastanka.
  • Uvijek tokom sastanka unesite pozitivne misli i pokušajte nasmijati ostale učesnike, time ćete ih oraspoložiti ili čak “probuditi” ako primjetite da nisu duhom prisutni sastanku.
  • Kako svaki sastanak treba početi na vrijeme, tako treba i završiti na vrijeme ili najkasnije 30 minuta nakon zakazanog vremena.

Nadamo se da su Vam ove kratke upute bile od pomoći i da ćete svoj sljedeći sastanak voditi kao lider, održati entuzijazam učesnika i ostvarit željene rezultate. Dobar sastanak vodi i ka dobrom uspjehu ne samo Vas, nego i cijelog tima.

Možda Vam se još svidi....

Popularne objave