Kako uspješno delegirati

Zaglavljeni ste na poslu i ostajate kasno svake noći, ali još uvijek zaostajate. Znate da treba da delegirate, ali ne znate odakle da počnete. Kome da delegirate poslove? Da li bi to zaista uštedjelo vrijeme? I kako znate koje zadatke želite da podjelite i koje treba da sami uradite?

Za neke lidere to je veoma lahko, tako reći rođeni su sa vještinom delegiranja i to im ide “od ruke”, ali za većinu njih i nije baš tako. Poznato je da su lideri perfekcionisti, žele da se stvari urade na najbolji način, te im je zbog toga veoma teško prepustiti neki posao drugom menadžeru unutar firme. Istraživanja su pokazala da 1 od 10 menadžera zna uspješno delegirati poslovne zadatke, to jest zna kada, kako i koje poslove delegirati. Delegirali ste poslovne zadatke, ali i dalje ste prezauzeti i stvari ne funkcionišu kako treba, to znači da niste odradili dobar posao.

Ako želite da “radite manje, postignete više” potrebno je da pratite sljedeće korake uspješnog delegiranja:

  • Odaberite zadatke koje ćete delegirati –svoje radno vrijeme treba da fokusirate na krucijalne stvari. Oni poslovni zadaci koji nisu od velikog značaja i koji će vam samo oduzeti vrijeme, delegirajte na nekoga drugoga. To su zadaci kao što je: određivanje termina poslovnih sastanaka i vođenje manje bitnih poslovnih sastanaka od kojih ne očekujete korist, vođenje brige o društvenim mrežama, medijima i drugim aktivnostima.
  • Odaberite osobu kojoj ćete delegirati i vjerujte im – prilikom odabira asistenta ili neke druge osobe kojoj ćete deligirati radne zadatke izvršite procjenu kakva je to osoba, koje su njene vrijednosti, kako izvršava radne zadatke i kako će se odnositi prema radnim zadacima koja su im delegirana. Zapošljavanjem asistenta uveliko olakšavate svoje radne zadatake, ali bitno je zasposliti osobu kojoj ćete vjerovati. To nužno ne podrazumijeva najskuplje osobe, članove porodice ili prijatelje. Povjerenje se teško stiče ali lahko gubi.
  • Dajte jasne zadatke i instrukcije– ključ uspjeha je odrediti balans između davanja instrukcija kako radni zadatak obaviti da bi osoba shvatila šta se od nje očekuje a da se u isto vrijeme i ne uvrijedi. Uvijek imajte na umu period kada ste vi počeli raditi i učiti, koliko vam je bilo bitno da vam neko objasni šta trebate uraditi i da to uradite iz prvog pokušaja.  
  • Postavite rok za izvršenje zadataka – uvijek odredite rok kada se određeni zadatak treba završiti. Tražite od osoba kojima ste delegirali zadatke da vas redovno izvještavaju pismenim putem uz dokumentiranje, kako bi ste i prije isteka roka znali u kojem stadiju je određeni zadatak a da ne postavljate često pitanje “kako ide?”.
  • Povratna informacija i pohvale –ovo je najjednostavniji korak ali i najteže za naučiti. Kada shvatite i naučite da pohvalom i davanjem povratne informacije za učinjeni posao, stvarate lojalnost zaposlenika, njihovu posvećenost i zadovoljstvo na poslu, tada ćete lakše stizati do postavljenog cilja i nećete imati problema se delegiranjem u budućnosti.
  • Delegirajte ovlasti a ne samo radne zadatke –ako ste delegirali zadatke svojim menadžerima ali ne i ovlasti da donesu i sprovedu odluke, može doći do toga da radite dupli posao. Osim što morate voditi brigu o tome da li je radni zadatak obavljen kako treba, gubit ćete vrijeme i na donošenje odluka u vezi sa istim i njenim implementiranjem.
  • Ne dozvolite da vam se delegirani zadatak vrati –vaši zaposlenici i bliski saradnici će pokušati da zadatak koji ste im delegirali vrate vama jer se ne osjećaju dovoljno sposobno i opušteno da to sprovedu. Ne dozvolite da se to dešava, morate ih naučiti da uz poziciju koju imaju ide ne samo beneficije nego i odgovornost i obaveze.  


Svi oni lideri i poslodavci koji su počeli od malog biznisa do velike uspješne firme, su radili većinu vremena sami i nisu stekli iskustvo u delegiranju zadataka. I obrnuto, oni lideri i poslodavci koji su došli iz velike firme u manju su naučeni da delegiraju zadatake ali sada nemaju kome. Bitno je da svaki lider stavi na stranu svoj strah od delegiranja. Ako budete radili po postavljenim preporukama, naučit ćete delegirati, upravljati svojim radnim vremenom i stavljati fokus na bitne stvari. Jedina stvar koju ne možete delegirati a to je “ograničavanje i zaustavljanje”, te je uvijek bolje da vi radite te stvari.

Možda Vam se još svidi....

Popularne objave

Komentariši

Vaša email adresa neće biti objavljivana. Neophodna polja su označena sa *