Efikasno upravljanje vremenom

Često se dešava da vaš radni dan traje duže od 8 sati, ponekad je to 10 i 12 sati dnevno, a na kraju dana se upitate na što ste potrošili vrijeme kada ništa niste postigli. Treba da se pomirite sa činjenicom da ste vi osoba koja loše upravlja svojim radnim vremenom.

Vrijeme je da se to promijeni. Jedno jutro kada dođete na posao, izdvojite vrijeme da shvatite koji su vam to “kradljivci vremena” i kritične tačke na koje potrošite najviše svog radnog vremena. Često je to loša organiziranost radnih zadataka, prečesti sastanci sa zaposlenicima, nedovoljno delegiranje radnih zadataka ili fokus na zadatake koji nisu bitni.

Kada shvatite šta najviše utiče na vaš neuspješno provedeni radni dan, onda primjenite neke od sljedećih preporuka:

  • Vodite evidenciju radnih obaveza – posjedovanje planera ili notesa je praktično obaveza. Svako jutro zapišite koji je to dan i datum te koje su vaše dnevne obaveze (fokus na bitne stvari)  i termini sastanaka. Svaki put kada neku obavezu ili sastanak završite, štrihirajte i stavite napomenu. Time sebe podstičete da svoje obaveze završavate na vrijeme jer kada radni dan zamislite kao takmičenje samim sa sobom sa ciljem da što više stvari štrihirate, onda je i vaš radni dan uspješniji.
  • Odredite kradljivce vremena – ovo je jedan od najtežih zadataka za sve nas, jer ne želimo da priznamo da previše vremena provodimo na nekim stvarima koje nisu bitne za posao, čime naše vrijeme prolazi uzalud, ali za time žalimo tek na kraju radnog dana. To je uglavnom česta posjeta interneta radi portala ili društvenih mreža, korištenje mobitela u privatne svrhe i obavljanje privatnih razgovora koji su duži od 5 minuta, često uzimanje kraćih pauza ili duže pauze ali u različitim terminima svakog radnog dana.
  • Koristite pravilo 80/20 – ovo pravilo podrazumijeva da definišete u kojim to radnim obavezama i zadacima ostvarite 80% rezultata za samo 20% vašeg napora. Kada to uradite, fokus stavite na te zadatke i povećavajte količinu vremena provedenim na njima jer time pospješujete svoje radne uspjehe.
  • Pravite pauze – često se dešava da zbog svojih radnih obaveza ne uspijevate da odete na doručak ili ručak. Vaš radni dan je prošao, a vi niste jeli. To ne samo da nije dobro za vaš organizam, nego time niste ni doprinjeli svojoj efikasnosti. Kada ne jedete na vrijeme ili u toku dana, vaš organizam slabi i gubite koncetraciju, povećava se nivo stresa i smanjuje efikasnost u obavljanju radnih zadataka. Pokušajte svaki dan uzeti pauzu u određenom vremenskom periodu. Osim toga bilo bi poželjno da između svakog novog radnog zadataka uzmete pauzu od 5 minuta kako bi napunili svoje baterije. Nemojte to vrijeme potrošiti na internetu ili telefonu, nego se prošetajte kancelarijom i protegnite.
  • Delegirajte – ako ste direktor preduzeća ili se nalazite na određenoj menadžerskoj poziciji, onda imate i mogućnost da delegirate neke radne zatake koji su kradljivci vremena. Usputni zadaci kao što je pisanje dopisa, zahtjeva ili obavještenja, zakazivanje i vođenje manjih sastanaka, određene promotivne aktivnosti i rješavanje sitnih problema prebacite na svog asistenta ili pomoćnika, a vi fokus stavite na bitnije stvari koje doprinose uspjehu preduzeća.
  • Smanjite kontakt sa zaposlenicima- ovo možda zvuči grubo kada na prvu pročitatate ali ste i sami svjesni da u toku dana svoje radno vrijeme provedete razgovarajući sa zaposlenicima koji vam samo iznose probleme, ali ne i rješenja. Najbitnije je naći dobre zaposlenike i dobro ih obučiti koji će svoj radni dan provesti efikasno rješavajući radne obaveze sa namjerom da privuku vašu pažnju i koji će vam samo dolaziti po potrebi i sa rješenjima. Ako već ne možete naći dobre zaposlenike, onda svoju kancelariju locirajte dalje od glavne oblasti u kojima rade vaši zaposleni i tražite od njih da vam se obrate pismeno ili putem e-maila kada za time imaju potrebu.

Možda Vam se još svidi....

Popularne objave